Ab wann gilt die Versammlungsstättenverordnung? Gästezahl, Flächen und Pflichten für Firmenevents in NRW

Sie planen ein Firmenevent in der eigenen Werkhalle, in einem gemieteten Saal oder auf dem Betriebsgelände und fragen sich, ob dafür die Versammlungsstättenverordnung gilt? Entscheidend sind die Zahl der Besucher, für die ein Raum bestimmt ist, und die Frage, ob der Raum dauerhaft oder nur gelegentlich für Veranstaltungen genutzt wird. Dieser Beitrag erklärt die Schwelle, die Rechenregeln, die Pflichten im Betrieb und die Besonderheit in Nordrhein-Westfalen. Er ist eine Orientierung aus der Praxis eines Veranstaltungstechnik-Dienstleisters, keine Rechtsberatung. Verbindlich ist immer die Auskunft Ihrer Bauaufsicht und Ihres Ordnungsamts.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Verordnung gilt für Versammlungsräume, die einzeln mehr als 200 Besucher fassen; mehrere Räume zählen zusammen, wenn sie gemeinsame Rettungswege haben.
• Soweit die Bauvorlagen nichts anderes ergeben, wird die Besucherzahl aus der Fläche berechnet: 1 Besucher je m² bei Sitzplätzen an Tischen, 2 Besucher je m² bei Reihenbestuhlung, mindestens 2 Besucher je m² bei Stehplätzen.
• In NRW ist die Regelung Teil 1 der Sonderbauverordnung (SBauVO) mit derselben Schwelle von 200 Besuchern.
• Ein Raum, der nur einmalig oder gelegentlich für mehr als 200 Besucher genutzt wird, wird in NRW seit dem Runderlass vom 17. Juni 2024 noch nicht zum Versammlungsraum; ab 25 Veranstaltungen im Jahr gilt die Nutzung in der Regel nicht mehr als gelegentlich.

Was ist eine Versammlungsstätte?

Grundlage ist die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) der Bauministerkonferenz. Die Länder setzen sie in eigenen Verordnungen um; in Nordrhein-Westfalen ist das Teil 1 der Sonderbauverordnung (SBauVO), der auf der MVStättVO in der Fassung von Juli 2014 beruht. Wer von der „Versammlungsstättenverordnung NRW“ spricht, meint genau diesen Teil.

Nach § 1 gilt die Verordnung für:

• Versammlungsstätten mit Versammlungsräumen, die einzeln für mehr als 200 Besucher bestimmt sind,
• Versammlungsstätten mit mehreren Versammlungsräumen, die zusammen mehr als 200 Besucher fassen, wenn diese Räume gemeinsame Rettungswege haben,
• Versammlungsstätten im Freien mit Szenenflächen und Tribünen, die keine Fliegenden Bauten sind und deren Besucherbereich für mehr als 1.000 Besucher bestimmt ist, sowie in NRW zusätzlich Versammlungsstätten im Freien, die für mehr als 5.000 Besucher bestimmt sind,
• Sportstadien und Freisportanlagen mit Tribünen, die keine Fliegenden Bauten sind, für mehr als 5.000 Besucher.

Nicht erfasst sind unter anderem Räume für Gottesdienste, Unterrichtsräume in Schulen und Fliegende Bauten. Wichtig ist das Wort „bestimmt“: Es zählt nicht, wie viele Gäste am Abend tatsächlich kommen, sondern für wie viele Besucher der Raum nach seiner Nutzung und seinen Bauvorlagen ausgelegt ist.

Wie wird die Besucherzahl berechnet?

Die Verordnung rechnet mit Flächen, soweit sich aus den Bauvorlagen nichts anderes ergibt. Für Sitzplätze sind also vorrangig die Angaben in den Bauvorlagen maßgeblich. § 1 Absatz 2 gibt vor:

• Sitzplätze an Tischen: 1 Besucher je m² Grundfläche
• Sitzplätze in Reihen: 2 Besucher je m² Grundfläche
• Sonstige Stehplätze: mindestens 2 Besucher je m² Grundfläche
• Stehplätze auf Stufenreihen: 2 Besucher je laufendem Meter Stufenreihe
• Ausstellungsräume: 1 Besucher je m² Grundfläche

Flächen, die Besuchern nicht zugänglich sind, etwa Lager, Werkstatt oder Magazin, zählen nicht mit.

Rechenbeispiel: Ein Festsaal mit 300 m² zugänglicher Grundfläche wird dauerhaft für Feiern an Tischen genutzt. Rechnerisch ist er damit für 300 Besucher bestimmt und liegt über der Schwelle, sofern die Bauvorlagen keine geringere Zahl festlegen. Bleibt daneben freie Fläche, auf der sich Gäste aufhalten können, sind dort mindestens 2 Besucher je m² anzusetzen. Die Erläuterung zur SBauVO zeigt das an einer Gaststätte: 60 Sitzplätze an Tischen plus 75 m² freie Fläche vor dem Tresen ergeben 60 + 150 = 210 Besucherplätze und damit mehr als 200.

Die NRW-Besonderheit: einmalige und gelegentliche Nutzung

Bis 2024 verlangte die Bauaufsicht in NRW schon für die einmalige Nutzung einer Lagerhalle als Versammlungsstätte eine Baugenehmigung für eine Nutzungsänderung. Mit Runderlass vom 17. Juni 2024 hat das Bauministerium diese Auslegung aufgegeben. Seitdem gilt: Ein Raum, der einmalig oder nur gelegentlich für Veranstaltungen mit mehr als 200 Besuchern genutzt wird, wird dadurch noch nicht zum Versammlungsraum im Sinne der Bauordnung. Gelegentlich bedeutet „einige wenige Ereignisse im Jahr“, etwa Brauchtumsveranstaltungen wie Schützenfeste, Karneval oder Scheunenfeste; bei 25 und mehr Veranstaltungen im Jahr ist in der Regel nicht mehr von gelegentlicher Nutzung auszugehen. Die Vorschriften stellen auf ortsfeste, auf Dauer angelegte Anlagen ab; temporäre Veranstaltungen wie Musikfestivals auf Freiflächen werden nicht erfasst. Eine Ausnahme bleibt: Versammlungsstätten im Freien, die für mehr als 5.000 Besucher bestimmt sind, brauchen die Baugenehmigung auch bei einmaliger oder gelegentlicher Nutzung. Veranstaltungen im Freien, die nicht durch bauliche Anlagen begrenzt sind, beurteilt dagegen die örtliche Ordnungsbehörde anhand eines Sicherheitskonzepts.

Was der Erlass nicht bedeutet: dass bei einem einmaligen Firmenevent keine Regeln gelten. Die Verantwortung des Veranstalters für die Sicherheit seiner Gäste bleibt, und die Kommune kann weiterhin eine Veranstaltungsanzeige, einen Bestuhlungs- und Rettungswegeplan oder ein Sicherheitskonzept verlangen. Klären Sie das früh mit Bauamt und Ordnungsamt, am besten mit Grundriss und Gästezahl in der Hand.

Welche Pflichten gelten im Betrieb einer Versammlungsstätte?

Gilt die Verordnung, greifen die Betriebsvorschriften der §§ 31 bis 43. Die wichtigsten für Firmenevents:

• Verantwortung und Anwesenheit: Der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Während des Betriebs muss er selbst oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein (§ 38 Abs. 1 und 2).
• Zusammenarbeit und Abbruch: Er muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst gewährleisten und den Betrieb einstellen, wenn sicherheitsrelevante Anlagen nicht betriebsfähig sind oder Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können (§ 38 Abs. 3 und 4).
• Übertragung: Der Betreiber kann diese Pflichten schriftlich auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder sein Veranstaltungsleiter mit der Stätte vertraut ist; seine Verantwortung bleibt unberührt (§ 38 Abs. 5).
• Sicherheitskonzept: Erfordert es die Art der Veranstaltung, hat der Betreiber ein Sicherheitskonzept aufzustellen und einen Ordnungsdienst einzurichten. Bei mehr als 5.000 Besucherplätzen ist das Konzept in jedem Fall Pflicht und im Einvernehmen mit den zuständigen Behörden aufzustellen, insbesondere mit Polizei, Brandschutzdienststelle und Rettungsdienst (§ 43).
• Bestuhlungs- und Rettungswegeplan: Sitz- und Stehplätze, Bühnen- oder Szenenflächen und der Verlauf der Rettungswege werden in einem Bestuhlungs- und Rettungswegeplan dargestellt. Die Musterverordnung verlangt dafür einen Maßstab von mindestens 1:200 und für jede Anordnung einen eigenen Plan (§ 44 Abs. 5 MVStättVO). In NRW darf die im Plan genehmigte Zahl der Besucherplätze nicht überschritten und ihre genehmigte Anordnung nicht geändert werden (§ 32 Abs. 1 SBauVO).

Dazu kommen organisatorische Pflichten wie freie Rettungswege, unverschlossene Türen, die Einhaltung der genehmigten Besucherzahl und die Verwendung brandschutztechnisch zulässiger Materialien.

Rettungswege: die Zahlen, die Ihre Aufbauten einhalten müssen

Rettungswege sind Sache des Gebäudes, aber jeder Aufbau, von der Bühne über Traversen bis zur Tischreihe, kann sie einengen. Die Bemessungsregeln:

• Jedes Geschoss mit Aufenthaltsräumen braucht mindestens zwei voneinander unabhängige bauliche Rettungswege; Versammlungsräume für mehr als 100 Besucher oder mit mehr als 100 m² Grundfläche brauchen mindestens zwei möglichst weit auseinander und entgegengesetzt liegende Ausgänge (§ 6 Abs. 2 und 5).
• Von jedem Besucherplatz und von jeder Stelle einer Bühne darf der nächste Ausgang nicht weiter als 30 m entfernt sein, gemessen in der Lauflinie. Bei mehr als 5 m lichter Höhe sind je 2,5 m zusätzlicher Höhe 5 m mehr zulässig, höchstens 60 m (§ 7 Abs. 1, 2 und 6).
• Die lichte Breite der Rettungswege beträgt 1,20 m je 200 darauf angewiesene Personen, mindestens 1,20 m; bei Versammlungsräumen mit nicht mehr als 200 Besucherplätzen genügen 0,90 m (§ 7 Abs. 4).
• Ausgänge und Rettungswege müssen dauerhaft und gut sichtbar durch Sicherheitszeichen gekennzeichnet sein (§ 6 Abs. 6).

Für die Technikplanung heißt das: Bühne, Lichtstative, Kabelwege und Catering-Stationen gehören in den Bestuhlungs- und Rettungswegeplan hinein, nicht daneben.

Wer ist Veranstaltungsleiter, und wer ist es nicht?

Veranstaltungsleiter im Sinne von § 38 ist nur, wer vom Betreiber beauftragt wurde (Abs. 2) oder, nach schriftlicher Übertragung der Betreiberpflichten, vom Veranstalter (Abs. 5). Nach der Definition der IGVW geschieht die Beauftragung durch schriftliche Bestellung. Produktionsleiter, Stagemanager, Show-Caller oder Bankettleiter tragen den Titel manchmal auch, sind aber nicht automatisch Veranstaltungsleiter im Sinne der Verordnung. „Anwesend“ heißt körperliche Anwesenheit auf dem Gelände; ständige Präsenz im Saal ist nicht zwingend, wenn die Kommunikation zu den anderen Funktionsträgern sichergestellt ist. Die IGVW empfiehlt einen klar benannten Entscheidungsträger auch für Veranstaltungen außerhalb des Anwendungsbereichs der Verordnung.

Ein Sicherheitskonzept beschreibt nach der Definition der IGVW, mit welchen Maßnahmen ein auf die Veranstaltung abgestimmtes Schutzniveau erreicht wird, unter Berücksichtigung der baulichen, technischen und organisatorischen Gegebenheiten. Grundlage sind eine Beschreibung der Veranstaltung, die Schutzziele, ein Risikomanagementprozess und das Einvernehmen mit den Behörden. Die Gefährdungsbeurteilung Ihrer Veranstaltung ist damit der Ausgangspunkt, nicht ein Papier für die Schublade.

Was heißt das für Ihr Firmenevent? Fünf Schritte

1. Gästezahl und Fläche festlegen: mit den Ansätzen aus § 1 Abs. 2 rechnen und festhalten, welche Flächen den Gästen offenstehen.
2. Status des Raums klären: Ist der Raum als Versammlungsstätte genehmigt, gibt es einen Bestuhlungs- und Rettungswegeplan? Bei Werkhallen ohne Genehmigung mit Bauamt und Ordnungsamt klären, ob die einmalige Nutzung nach dem Erlass möglich ist und welche Anzeigen die Kommune verlangt.
3. Verantwortliche benennen: Wer ist Betreiber, wer Veranstalter, wer Veranstaltungsleiter? Übertragungen schriftlich festhalten.
4. Technik in den Plan einzeichnen: Bühne, Traversen, Regieplatz, Kabeltrassen und Dekoration so planen, dass Ausgänge, Gänge und die geforderten Breiten frei bleiben; Vorhänge und Ausstattung müssen brandschutztechnisch zulässig sein.
5. Sicherheitskonzept und Ordnungsdienst prüfen: Klären, ob die Art der Veranstaltung ein Sicherheitskonzept und einen Ordnungsdienst erfordert; das ist eine Pflicht des Betreibers (§ 43). Früh mit dem Betreiber abstimmen, ob er eine Brandsicherheitswache einrichten muss (§ 41), und den Sanitätsdienst anfragen. Veranstaltungen mit voraussichtlich mehr als 5.000 Besuchern sind den Behörden für Rettungs- und Sanitätsdienst rechtzeitig anzuzeigen.

Bei photon beginnt jede Planung für eine Tagung, eine Weihnachtsfeier oder ein anderes Firmenevent mit Grundriss, Gästezahl und Bestuhlungsplan. So entstehen Bühnen- und Traversenaufbauten, die in den Rettungswegeplan passen, statt ihn zu stören. Schicken Sie uns Grundriss und Gästezahl über die Event-Anfrage; wir sind mit unserer Veranstaltungstechnik in Köln, Bonn und ganz NRW unterwegs.

Zum Schluss

Die Versammlungsstättenverordnung ist weniger eine Hürde als eine Planungshilfe: Wer Gästezahl, Fläche und Rettungswege früh klärt, plant Bühne, Licht und Ton ohne Überraschungen am Aufbautag. Dieser Beitrag ist eine Orientierung aus der Praxis, keine Rechtsberatung; verbindlich sind die Sonderbauverordnung NRW, die Auflagen Ihrer Genehmigung und die Auskunft von Bauaufsicht und Ordnungsamt. Wie Sie das gesamte Event strukturiert angehen, lesen Sie im Leitfaden Event organisieren und in der Checkliste Veranstaltungstechnik.

Häufige Fragen