Welche Behörde genehmigt was? Checkliste für Veranstalter in NRW: Nutzung, Bestuhlung, Pyrotechnik, Lärm, Sperrstunde, Strom, Straße. Keine Rechtsberatung.
Sie planen eine Firmenfeier in der Halle, ein Sommerfest auf dem Betriebsgelände oder ein Stadtfest mit Bühne und fragen sich, welche Genehmigungen Sie dafür brauchen? Die kurze Antwort: Es gibt nicht die eine Genehmigung, sondern ein Bündel aus Anzeigen und Genehmigungen bei verschiedenen Stellen, je nachdem, was Sie wo veranstalten. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Punkte nach Behörde und Rechtsgrundlage. Er ist eine Orientierung aus der Praxis eines Veranstaltungstechnik-Dienstleisters, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Auskünfte Ihrer Stadt oder Gemeinde und der jeweils zuständigen Behörde.
Eine Veranstaltung berührt mehrere Rechtsgebiete zugleich: Baurecht für den Raum, Ordnungsrecht für Lärm und Sperrstunde, Sprengstoffrecht für Pyrotechnik, Straßenverkehrsrecht für Sperrungen, Gaststättenrecht für den Ausschank. Entsprechend verteilt sind die Zuständigkeiten auf Stadt oder Gemeinde, Bauamt, Ordnungsamt, Feuerwehr, Gewerbeamt, Polizei, Straßenverkehrsamt, Stadtwerke und weitere Stellen.
Die Tabelle fasst die Übersicht aus unserer Regelwerk-Bibliothek zusammen und ergänzt sie, wo andere Vorschriften genauer sind. Konkrete Fristen stehen in der Übersicht nicht; meist hängen sie von Kommune und Umfang ab, nur wenige stehen im Gesetz (siehe Häufige Fragen). Für die letzte Spalte gilt deshalb: rechtzeitig, die Behörde nennt die Frist.
Bei Veranstaltungen in Gebäuden dreht sich alles um die Frage, ob der Raum für diese Nutzung zugelassen ist. Zuständig ist das Bauamt, Grundlage die Bauordnung NRW. Für Versammlungsstätten gilt in NRW die Sonderbauverordnung (SBauVO, Teil 1), die auf der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) beruht. Auf sie stützen sich Bestuhlungsplan sowie Flucht- und Rettungswegeplan. Brandschutzordnung und Sicherheitskonzept sind Betriebsvorschriften: Der Betreiber stellt sie auf, die Brandschutzordnung im Einvernehmen mit der Feuerwehr. Die Bauaufsicht genehmigt keine Veranstaltungen, nur die baulichen Anlagen. In Nordrhein-Westfalen gilt seit dem Runderlass des Bauministeriums vom 17. Juni 2024, dass ein Raum, der einmalig oder nur gelegentlich für Veranstaltungen mit mehr als 200 Besuchern genutzt wird, dadurch noch nicht zum Versammlungsraum wird; bei 25 und mehr Veranstaltungen im Jahr ist in der Regel nicht mehr von gelegentlicher Nutzung auszugehen. Die Regel erspart bei einer einmaligen Firmenfeier in der Werkhalle oft die Baugenehmigung für eine Nutzungsänderung. Ausnahme: Versammlungsstätten im Freien für mehr als 5.000 Besucher brauchen die Baugenehmigung auch bei einmaliger Nutzung. Eine Veranstaltungsanzeige nach kommunaler Regelung kann trotzdem nötig sein, je nach Art und Größe der Veranstaltung auch ein Sicherheitskonzept. Welche Unterlagen die Kommune darüber hinaus verlangt, etwa einen Bestuhlungsplan, klären Sie vorab mit Ordnungs- und Bauamt. Ab wann die Versammlungsstättenverordnung gilt und wie die Besucherzahl berechnet wird, behandeln wir in einem eigenen Beitrag.
Im Freien kommt die Fläche selbst dazu: Wer öffentliche Straßen und Plätze über den Gemeingebrauch hinaus nutzt, braucht eine Sondernutzungserlaubnis nach dem Straßen- und Wegegesetz (in NRW § 18 StrWG NRW). Für Parks ist das Natur- und Grünflächenamt zuständig, für Wald und Naturschutzgebiete Forstamt oder Naturschutzbehörde. Zufahrten regelt das Ordnungsamt nach kommunaler Regelung. Straßensperrungen und Änderungen der Verkehrslenkung laufen über Ordnungsamt, Straßenverkehrsamt und Polizei nach Straßenverkehrsordnung; für Transporte an Sonn- und Feiertagen braucht es eine eigene Fahrgenehmigung. Beschallung im Freien berührt den Lärmschutz. Maßgeblich sind in der Regel das Landes-Immissionsschutzgesetz NRW mit der Nachtruhe und die Freizeitlärm-Richtlinien der Länder; die TA Lärm nimmt Freizeitanlagen ausdrücklich aus. Zuständig ist das Ordnungsamt, das auch über die Verlängerung der Sperrstunde entscheidet. Die Stromversorgung melden Sie bei Ordnungsamt oder Stadtwerken an, Zu- und Abwasser bei Stadtwerken, Wasserverband oder Tiefbauamt. Bühnen, Zelte und Tribünen, die als Fliegende Bauten eine Ausführungsgenehmigung mit Prüfbuch brauchen, sind vor der Inbetriebnahme der Bauaufsicht am Aufstellungsort anzuzeigen. Die Behörde kann eine Gebrauchsabnahme verlangen; in einigen Ländern übernimmt sie der TÜV. Hängende und stehende Lasten brauchen die Freigabe durch einen Statiker. Was Wind und Wetter für Technik im Freien bedeuten, lesen Sie im Beitrag Open-Air-Events: worauf es bei Wind und Wetter ankommt.
Funkenfontänen und feuerwerksähnliche Effekte auf der Bühne sind pyrotechnische Gegenstände und fallen unter das Sprengstoffgesetz. Flammenprojektoren mit Gas oder Flüssigbrennstoff sind dagegen keine Pyrotechnik, sondern eine feuergefährliche Handlung, die gesondert anzuzeigen ist. Für Pyro-Effekte in Versammlungsstätten genehmigt die Feuerwehr (Brandschutzdienststelle) die Erprobung; für die Vorführung vor Publikum braucht es zusätzlich die Genehmigung des Ordnungsamts. Wer Effekte auf Tournee oder außerhalb der eigenen Niederlassung zeigt, muss das der zuständigen Behörde zwei Wochen vorher anzeigen. Den Einsatz überwacht eine nach Sprengstoffrecht geeignete Person, also der Pyrotechniker mit Erlaubnis oder Befähigungsschein. Ihn als verantwortliche Person verpflichtet das Gesetz, Beschäftigte und Dritte vor Gefahren für Leben, Gesundheit und Sachgüter zu schützen, die allgemein anerkannten Regeln der Sicherheitstechnik anzuwenden, die erforderlichen Schutz- und Sicherheitsabstände einzuhalten und Beschäftigte vor Beginn der Tätigkeit zu belehren. Für Sie als Veranstalter heißt das: Pyro-Effekte gehören früh ins Programm und in die Abstimmung mit der Feuerwehr, nicht als Überraschung am Veranstaltungstag. Welche Effekte wir anbieten, zeigt unsere Seite Pyrotechnik.
Viele Punkte der Tabelle hängen direkt an der Technik: Zum Bestuhlungs- und Rettungswegeplan können Behörden Aufbaupläne mit allen Aufbauten verlangen, auch für Licht- und Tontechnik; deshalb tragen wir Bühne, Traversen, Regieplatz und Kabelwege mit ein. Die Freigabe hängender Lasten verlangt Angaben zu Traversen und Motoren; die Anzeige der Stromversorgung braucht den Leistungsbedarf; der Lärmschutz richtet sich nach Beschallung und Spielzeiten; Fliegende Bauten brauchen Prüfbücher für Anzeige und Abnahme. Deshalb liefern wir bei photon zu jeder Planung die Unterlagen mit, die Ihre Behörde dafür braucht: Lagepläne mit Technikpositionen, Lastangaben und den Strombedarf. Unser Auf- und Abbau richtet sich nach den Zeitfenstern, die Sperrungen und Sperrstunde vorgeben. Schicken Sie uns Ort, Termin und Programm über die Event-Anfrage; wir planen die Veranstaltungstechnik in Köln, Bonn und ganz NRW so, dass sie zu den Auflagen passt.
Genehmigungen sind kein Hindernis, sondern ein Fahrplan: Wer die Tabelle einmal durchgeht, weiß, welche Stellen er anspricht und welche Unterlagen die Technik dafür liefern muss. Dieser Beitrag ist eine Orientierung aus der Praxis, keine Rechtsberatung; verbindlich sind die Auskünfte Ihrer Kommune und der zuständigen Behörden sowie die Auflagen Ihrer Genehmigungen.
Das hängt von Ort, Programm und Gästezahl ab. Drinnen wie draußen üblich sind die Veranstaltungsanzeige bei Stadt oder Gemeinde, die Nutzungsgenehmigung beim Bauamt, die Brandschutzordnung mit Feuerwehr, Bauamt und Ordnungsamt, der Bestuhlungsplan über Bauamt und Ordnungsamt, Lärmschutz und Sperrstunde beim Ordnungsamt sowie bei Bedarf Sicherheitskonzept und Straßensperrungen über Ordnungsamt und Polizei. Outdoor kommen etwa die Sondernutzung öffentlicher Straßen und Plätze, Grünflächen, die Stromversorgung und Fliegende Bauten hinzu.
In Versammlungsstätten genehmigt die Feuerwehr (Brandschutzdienststelle) die Erprobung; für die Vorführung vor Publikum braucht es zusätzlich die Genehmigung des Ordnungsamts. Grundlage sind das Sprengstoffgesetz und § 23 der 1. Sprengstoffverordnung. Wer Effekte auf Tournee oder außerhalb der eigenen Niederlassung zeigt, muss das der zuständigen Behörde zwei Wochen vorher anzeigen. Flammeneffekte mit Gas oder Flüssigbrennstoff sind als feuergefährliche Handlung anzuzeigen.
Das Ordnungsamt. Grundlage für den Lärmschutz sind in der Regel das Landes-Immissionsschutzgesetz NRW und die Freizeitlärm-Richtlinien der Länder; die TA Lärm nimmt Freizeitanlagen aus. Für die Verlängerung der Sperrstunde gilt die kommunale Regelung.
In NRW nach dem Runderlass vom 17. Juni 2024 bei einmaliger oder gelegentlicher Nutzung in der Regel nicht; ab 25 Veranstaltungen im Jahr ist in der Regel nicht mehr von gelegentlicher Nutzung auszugehen. Eine Veranstaltungsanzeige nach kommunaler Regelung kann trotzdem nötig sein, je nach Art und Größe auch ein Sicherheitskonzept. Welche Unterlagen die Kommune darüber hinaus verlangt, etwa einen Bestuhlungsplan, klären Sie vorab mit Ordnungs- und Bauamt.
Die meisten Fristen legt die jeweilige Stelle fest, oft nach kommunaler Regelung. Gesetzlich fest sind zum Beispiel zwei Wochen für die Anzeige von Pyro-Effekten auf Tournee und 24 Stunden für die Anzeige der technischen Probe bei Großbühnen. Stoßen Sie jeden Punkt rechtzeitig an, sobald Ort, Termin, Programm und Gästezahl stehen, und fragen Sie die Frist bei der Stelle ab.
Lagepläne mit Bühne, Traversen, Regieplatz und Kabelwegen für den Bestuhlungs- und Rettungswegeplan, Lastangaben für die Freigabe durch den Statiker, den Strombedarf für die Anzeige der Stromversorgung sowie Prüfbücher für Fliegende Bauten.
Rufen Sie uns an oder schicken Sie uns Ihre Anfrage. Dafür reichen zuerst Ihre Kontaktdaten, die Details können Sie danach in sechs kurzen Schritten ergänzen.
Christian Fino BeyerGeschäftsführung · Meister für Veranstaltungstechnik
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